Competenze specifiche in settori diversi.
Citiamo di seguito alcune esperienze significative. Il nostro staff è a disposizione per effettuare valutazioni ad-hoc di contesti aziendali sempre nuovi!
Studio Associato – Dott. commercialisti
Lo studio ha esordito, appena è stata varata la normativa nel 2006, con l’archiviazione e la conservazione digitale di libri giornale e registri IVA dei Clienti di cui segue la contabilità. L’imposta di bollo viene versata in maniera virtuale e, in base al nuovo parametro di conteggio non più basato sul numero di pagine, ha prodotto un risparmio per i propri Clienti.
Il servizio è stato rifatturato con un leggero ritocco della parcella, ampiamente compensato dal risparmio di imposta di bollo ma anche di tempo e di consumabili che lo studio era solito conteggiare a forfait, con tutto vantaggio del Cliente e del Commercialista.
Con gli anni successivi sempre più Clienti dello studio hanno scelto la conservazione sostitutiva e qualcuno ha optato per l’archiviazione anche di altri documenti (fatture, ddt, contratti, offerte commerciali, etc.).
Oggi lo studio ha guadagnato in prestigio e credibilità, avendo implementato tra i primi il sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge, e può consultare in contemporanea con i propri Clienti la documentazione archiviata.
Un altro plus consiste anche nel avere un riferimento documentale univoco ed aver eliminato copie e duplicati dei documenti: Cliente e Commercialista lavorano e consultano lo stesso archivio senza rischio di dimenticanze o duplicazioni.
Impresa multi-utility – Settore industriale
Il core business dell’impresa è di erogare energia per utenze residenziali pubbliche e private nonché in strutture ospedaliere, nel terziario avanzato e nell’industria. Dal 2008, in seguito a sopravvenute esigenze di sistematizzazione degli archivi, è stato possibile dematerializzare l’archivio pregresso relativamente a tutti i libri giornale, registri IVA, scritture ausiliarie e soprattutto delle fatture d’acquisto.
A questi si è aggiunta l’archiviazione di tutti i cedolini paga dei dipendenti per un totale di alcune decine di migliaia di pagine gestite. Il servizio erogato completamente in cloud consente all’impresa di accedere al proprio archivio da remoto, di non stampare più nemmeno una pagina dal periodo d’imposta 2007 in poi, poiché tali documenti sono portati periodicamente in conservazione digitale, secondo le disposizioni di legge.
Abbiamo messo a disposizione del Cliente le proprie competenze giuridiche per effettuare le operazioni nella massima sicurezza.
Portale di prenotazione viaggi – Settore turistico
Il nostro Cliente rappresenta un riferimento importante del settore per la prenotazione on-line di viaggi, pacchetti turistici e voli. Quasi un milione e mezzo di fatture attive all’anno e i libri giornale vengono automaticamente portati in conservazione digitale a partire dal gestionale aziendale.
Le operazioni si svolgono senza richiedere nessun intervento del nostro Cliente e sono state messe a punto in collaborazione con Dolphin Italia, azienda leader di settore. Gli archivi informatici sono collocati presso lil nostro data-center, dotato dei più avanzati dispositivi di sicurezza e di sorveglianza attiva.
Società di servizi medicali – Settore sanitario
La possibilità di effettuare indagini mediche presso strutture private convenzionate è da tempo diffusa sul territorio italiano. Il nostro Cliente ha optato per la conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali, con particolare attenzione alle ricevute/fatture emesse.
Inoltre i medici sono stati dotati di firma elettronica qualificata ed emettono il referto in formato elettronico in maniera da consentirne la conservazione, stampando esclusivamente la copia per il paziente. Con particolari accorgimenti inoltre si è proceduto all’informatizzazione dell’archivio contenente le autorizzazioni al trattamento dei dati sensibili.
I vantaggi sono quelli del servizio in ASP senza alcun onere a carico dell’azienda, secondo la nostra filosofia.
Retail Abbigliamento – Settore grande distribuzione
L’azienda si colloca con successo nel settore della grande distribuzione di marchi di abbigliamento maschile, femminile, bimbo e sportivo. Dal 2007 l’azienda ha avviato il processo di dematerializzazione dell’archivio cartaceo dei documenti rilevanti ai fini tributari relativi al triennio 2004, 2005, 2006. Centinaia di migliaia di fatture di acquisto, di vendita e di ddt sono stati processati e convertiti in documenti digitali presso di noi.
La ricerca nell’archivio fiscale può essere effettuata su 9 campi per essere rapida ed efficace. Dal 1 gennaio 2008 è operativo il ciclo di acquisizione automatica tramite scanner delle fatture passive che si avvale di un’etichetta a barcode applicata su tutte le fatture di acquisto in fase di registrazione contabile. Per tutti i documenti generati dall’ERP invece il passaggio dal gestionale all’archivio elettronico è automatico.
Le operazioni di conservazione digitale seguono le cadenze previste dalla normativa (fatture attive e passive, ddt, libro giornale, registri IVA, mastri contabili, etc). Con l’acquisizione dell’archivio pregresso, è stato possibile sistematizzare e censire tutta la documentazione fiscale, rilevare eventuali lacune tipiche degli archivi cartacei cosicché è possibile accedere anche ai documenti degli anni passati in modo rapido e sicuro.
Tutti gli utenti hanno un profilo di accesso dotato di specifici privilegi individuali.
