CASE STUDY ELIT Srl |
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Elementi valutativi del risparmio annuo |
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| Personale con accesso frequente ai documenti amministrativi | 3 | Responsabile amministrativo, impiegata contabilità, amministratore (prima della dematerializzazione, l’amministratore richiedeva assistenza agli altri due) |
| Minuti impiegati giornalmente per la ricerca e l’archiviazione dei documenti | 80 | È stata assunta una media dei vari periodi dell’anno, in base ad una rilevazione statistica prudenziale |
| Risparmio diretto in termini di efficienza accesso/ricerca | € 5.300 | Costo occulto di gestione di un archivio ben strutturato e con un una contabilità ordinata* |
| Risparmio diretto in consumabili (toner, carta, manutenzione stampanti) e di imposta di bollo | € 1.200 – 1.900 | La forbice è dovuta a variabili locali quali: tipologia di attività e quindi numero di registrazione del libro giornale, ottimizzazione del parco macchine informatico, ecc. |
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Elementi valutativi del costo annuo medio di un sistema di archivio digitale in cloud |
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| Costo una tantum | € 300 – 600 | Variabile in funzione delle complessità di configurazione |
| Tariffa mensile di gestione – inclusa la conservazione digitale, già obbligatoria per tutte la Fatture elettroniche emesse | € 170 | La conservazione a norma si applica a tutti i documenti rilevanti ai fini tributari |
*Il dato complessivo è da ritenersi il minimo atteso.
La ricerca di documenti gestiti digitalmente offre inoltre i seguenti vantaggi intangibili
Possibilità di estrazione di documenti associati secondo un’ordine logico ma non omogenei per tipo, ad esempio per ciascun ordine d’acquisto estraggo la conferma d’ordine, tutti i ddt e le fatture pervenute e le visualizzo in un dossier virtuale che è dinamico in base alla ricerca impostata (per data, per cliente, per tipologia merceologica, ecc.).
Possibilità di accedere all’archivio digitale in qualsiasi momento e da qualsiasi posizione, ad esempio anche da tablet in mobilità o in orario di chiusura uffici (molto apprezzato dalle persone che ricoprono ruoli di direzione e di controllo).
La ricerca fornisce esito consistente: senza buchi di numerazione, versioni discrepanti dello stesso documento, note e appunti possono essere allegati con facilità, ecc.
Possibilità di gestire molte circostanze in tempo reale, ad esempio controversie con i clienti (anche presso di loro con accesso remoto all’immagine del documento sottoscritto), invio di duplicati fatture, verifiche incrociate, ecc. con sensibile ritorno d’immagine e di efficienza di processo.
Dai prospetti indicati è evidente il consistente risparmio economico, il fatto incontrovertibile che anche variando alcuni parametri valutativi, il servizio di gestione digitale dell’archivio si paga da solo sin da subito e restituisce vantaggi anche sotto il profilo dell’immagine aziendale, minore dipendenza dalla presenza/assenza dei diversi operatori e maggiore flessibilità operativa.
