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Gestione Elettronica Documentale

Archiviazione elettronica, fatturazione elettronica e conservazione digitale

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Come risparmiare

CASE STUDY ELIT Srl

Elementi valutativi del risparmio annuo

Personale con accesso frequente ai documenti amministrativi 3 Responsabile amministrativo, impiegata contabilità, amministratore (prima della dematerializzazione, l’amministratore richiedeva assistenza agli altri due)
Minuti impiegati giornalmente per la ricerca e l’archiviazione dei documenti 80 È stata assunta una media dei vari periodi dell’anno, in base ad una rilevazione statistica prudenziale
Risparmio diretto in termini di efficienza accesso/ricerca € 5.300 Costo occulto di gestione di un archivio ben strutturato e con un una contabilità ordinata*
 
Risparmio diretto in consumabili (toner, carta, manutenzione stampanti) e di imposta di bollo € 1.200 – 1.900 La forbice è dovuta a variabili locali quali: tipologia di attività e quindi numero di registrazione del libro giornale, ottimizzazione del parco macchine informatico, ecc.

Elementi valutativi del costo annuo medio di un sistema di archivio digitale in cloud

Costo una tantum € 300 – 600 Variabile in funzione delle complessità di configurazione
Tariffa mensile di gestione – inclusa la conservazione digitale, già obbligatoria per tutte la Fatture elettroniche emesse € 170 La conservazione a norma si applica a tutti i documenti rilevanti ai fini tributari

*Il dato complessivo è da ritenersi il minimo atteso.

La ricerca di documenti gestiti digitalmente offre inoltre i seguenti vantaggi intangibili

Possibilità di estrazione di documenti associati secondo un’ordine logico ma non omogenei per tipo, ad esempio per ciascun ordine d’acquisto estraggo la conferma d’ordine, tutti i ddt e le fatture pervenute e le visualizzo in un dossier virtuale che è dinamico in base alla ricerca impostata (per data, per cliente, per tipologia merceologica, ecc.).

Possibilità di accedere all’archivio digitale in qualsiasi momento e da qualsiasi posizione, ad esempio anche da tablet in mobilità o in orario di chiusura uffici (molto apprezzato dalle persone che ricoprono ruoli di direzione e di controllo).

La ricerca fornisce esito consistente: senza buchi di numerazione, versioni discrepanti dello stesso documento, note e appunti possono essere allegati con facilità, ecc.

Possibilità di gestire molte circostanze in tempo reale, ad esempio controversie con i clienti (anche presso di loro con accesso remoto all’immagine del documento sottoscritto), invio di duplicati fatture, verifiche incrociate, ecc. con sensibile ritorno d’immagine e di efficienza di processo.

Dai prospetti indicati è evidente il consistente risparmio economico, il fatto incontrovertibile che anche variando alcuni parametri valutativi, il servizio di gestione digitale dell’archivio si paga da solo sin da subito e restituisce vantaggi anche sotto il profilo dell’immagine aziendale, minore dipendenza dalla presenza/assenza dei diversi operatori e maggiore flessibilità operativa.


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